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項目采購管理(PPM)

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一、一般規定

      各項涉及采購的合同均應明確采購分工及責任。
      項目經理部應設置采購部門,制定采購管理制度,按程序和計劃進行項目采購工作。
      采用工程總承包的項目,項目采購應納入項目設計程序。
      設計文件應標明符合國家規定的采購技術要求和質量標準。
      必須按項目設計文件采購產品及相關服務。
      產品和服務的采購應全面符合項目工期、質量、安全、環境和成本管理要求。
      必須從合格的供應商處采購產品。
      采購產品的質量必須按規定進行驗證,且符合項目使用標準。
      項目采購過程中發現的的不合格產品必須按規定處置。
      采購產品的資料必須真實、有效、完整,具有可追溯性。


二、項目采購程序

      為保證項目采購符合項目工期、質量、安全、環境和成本要求,項目采購管理應遵循以下基本程序。
      1.明確項目采購分工、責任及采購產品的基本要求;
      2.按項目設計文件和采購分工對項目采購管理進行策劃;
      3.調查、選擇合格的產品供應商并建立名錄;
      4.編制項目采購文件;
      5.對項目采購報價進行評審;
      6.確定項目采購供應商;
      7.簽訂采購合同;
      8.對采購產品進行驗證;
      9.運輸、驗收、移交采購產品;
      10.按規定處置不合格產品;
      11.項目采購資料整理歸檔。


三、項目采購計劃

      承包人應根據項目合同、設計文件、采購分工、項目管理計劃和項目實施計劃、有關采購管理程序和制度,組織專業人員編制項目采購文件。
      項目采購文件應包括:
      1 采購文件編制依據;
      2 采購原則;
      3 采購工作范圍和內容;
      4 采購產品的名稱、類別、型號、規格、等級、數量;
      5 產品質量要求和采購所依據的專業技術標準;
      6 檢驗規程的名稱、版本,技術協議和檢驗原則;
      7 采購進度、質量、費用、安全環境控制目標和措施;
      8 采購協調程序;
      9 特殊采購事項的處理原則;
      10 現場采購管理要求等。
      應依據設計文件、采購文件、預算或備料計劃編制詳細的產品采購計劃。
      采購工作應按采購計劃實施。


四、項目采購控制

      承包人為實現項目采購目標,應對項目采購過程進行有效控制。
      應依據項目設計文件,采用公開招標、定向招標、邀請招標等方式進行產品采購,降低采購成本。
      應加強采購詢價文件的編制與評審。采購詢價文件應包括:供貨范圍;技術要求和說明;工程標準;數據表;檢驗要求;報價須知;采購合同基本條款;詢價書等。
      采用工程總承包的項目,設計和采購人員應對采購報價進行技術和商務綜合評審。
      應加強合格供應商的選擇與管理,按照采購產品的要求,組織對產品供應商的評價、選擇和管理工作。安全、質量、技術和財務管理等部門應參與調查評審。應選擇管理規范,質量可靠,交貨及時,安全環境管理能力強,財務狀況和履約信譽好,有良好售后服務的產品供應商,并對其進行分級、分類管理,建立合格供應商名錄。
      應對特殊產品(特種設備、材料、制造周期長的大型設備、有毒有害產品)的供應商進行實地考察,對采購的此類產品實行重點監控。
      對合格供應商應實行動態管理,定期或不定期對其進行再評價,并根據評定結果適時調整。
      承壓產品、有毒有害產品、重要機械設備等特殊產品,應從具有安全資質和生產許可證的供應商處采購。
      采購的產品必須按規定進行驗證。杜絕不合格產品使用到工程項目中。采購產品應按采購合同、采購文件及有關標準規范進行驗收。產品質量證明資料必須真實、有效、完整,具有可追溯性,經驗證合格后方可使用。
      檢驗產品使用的計量器具和產品的取樣、抽驗必須符合規范要求。
      采購、運輸進口產品,應按國家規定和國際慣例辦理報關、商檢及保險等手續。采購產品的性能應不低于國家強制執行的技術標準。并應按照國家相關規定編制檢驗細則,做好接運、保管、檢驗工作。
      應采取有效措施,保證采購的產品在搬運過程中不受損壞,并按時運達。對超限和有特殊要求的產品運輸應采取安全防護措施。
      采購的產品應按規定進行驗收、移交,并辦理完備的交驗手續。
      應根據采購合同檢查交付的產品和質量證明資料,填寫產品交驗記錄。符合條件的產品,才可辦理接收手續。對采購的產品存在漏、缺、損、殘等不合格狀態,應予以記錄,并按規定處置。
      對所采購的產品應按其特性妥善保管,防止產品在貯存期間損壞、變質。易燃易爆、有毒有害等特殊產品保管應采取必要的安全防護措施。
      采購過程中發現的不合格產品經評審確認后,必須嚴格按規定處置。當產品驗收、施工、試車和保質期內發現產品不符合要求時,必須對不合格的產品進行記錄和標識。并區別不同情況,按承包合同和相關技術標準采用返工、返修、讓步接收、降級使用、拒收等方式進行處置。
      應加強產品采購安全環境管理。優先選擇已獲得質量、安全、環境管理體系認證的合格供應商。采購產品驗證、運輸、移交、保管的過程中,應按照職業安全健康和環境管理要求,避免和消除產品對安全、環境造成影響。
      應加強項目采購管理資料和產品質量見證資料的管理。產品質量見證資料應在核對無誤后,作為產品入庫驗收和使用的依據,并妥善登記保管。完成采購過程,應分析、總結項目采購管理工作,編制項目采購報告,并將采購產品的資料歸檔保存。

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