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項目信息管理(PIM)

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一、一般規定

      項目信息是預測項目未來、決策項目實施方案以及追溯項目實施過程的依據,是項目管理的重要基礎資源。
      項目信息涉及項目管理的各種數據、表格、圖紙、文字、音像資料等。無論項目原始信息,還是項目再生信息都應是項目信息管理的組成部分。
      承包人、分包人應作好信息管理工作。項目經理部應根據實際需要配備項目信息主管或信息員。項目信息主管應對項目信息的組織、收集、存儲、管理、安全、保密、傳遞和使用負責,項目信息員應負責分管業務范圍內的信息收集、上報工作。
      實行總分包的項目,項目分包人應負責分包范圍內的信息收集整理,項目信息主管應負責匯總、編輯整理各分包人的有關信息。
      項目信息主管、信息員應隨項目的進展及時收集、整理項目信息,并對項目信息的真實性、準確性、有效性負責。


二、信息規劃

      項目信息主要是指:項目招投標、勘察設計、施工、交付使用、維修等項目生命期或某個階段中與項目管理有關的內容。如,法律法規、企業規章制度、融資、市場、風險、客戶、采購、合同、質量、安全、費用、進度、勞務、物資、機械信息等。


三、信息管理系統

      信息管理系統應是由數據庫系統、通訊系統、應用軟件系統等若干相互作用、相互聯系的,有機結合起來、有一定系統結構和功能且能表達一種管理行為的整體。
      建立項目信息管理系統應遵循以下步驟:
      1 規劃項目管理信息系統;
      2 建立項目信息管理模式和制度;
      3 選擇適用的輔助管理項目信息的軟件系統。
      規劃項目管理信息的主要目的應是,全面掌握項目信息,建立科學的、可以實現信息共享和快速信息交流的項目數據庫系統。規劃項目管理信息系統的基本要求是:
      1.分析項目管理的業務活動;
      2.分析項目管理業務活動所涉及的信息;
      3.分析數據流程、合理歸并同類數據;
      4.規范信息編碼、制定信息交換標準(應面向信息源、信息交流、信息使用者三個層面);
      5.建立主體數據庫系統結構。


四、信息管理計劃

      建設工程項目立項后,項目信息主管就應該編制項目信息管理計劃,并將責任落實到項目信息員。
      項目信息管理計劃應是在項目信息主管、信息員可管理的業務范圍內的可控計劃。
      項目信息管理計劃應根據項目管理業務的要求和進展編制。項目信息管理計劃應包括:收集信息的范圍、內容、格式、使用的軟件工具、采集時間、檢查核對的方法、傳遞、匯集、整理等做出統一的規定,并且責任到人。


五、信息管理控制

      項目信息收集工作應堅持及時、準確、真實、有效的原則,嚴防編造數據、弄虛作假的現象發生。項目信息主管應對最終進入數據庫的信息負有核準的責任。
      項目信息主管、信息員應根據信息管理的要求,嚴格執行項目信息管理制度,有效控制信息質量。
      如發現項目數據庫、信息記錄項目、內容、格式、傳遞渠道等不能滿足項目信息的管理需求,不適應生產需要,就應當立即調整。


六、信息管理

      項目信息管理的主要任務應是:
      1.掌握信息源,靈活運用信息處理工具,收集相關信息;
      2.搞好信息分類、加工整理和存儲信息;
      3.采取技術措施,嚴格執行管理制度,做好信息安全與保密工作;
      4.正確應用信息管理手段和經項目經理部確認的信息管理工具軟件,搞好信息檢索、傳遞和使用工作。
      承包人應建立項目信息管理制度。項目信息管理制度至少應包括以下內容:
      1.項目信息管理工作職責;
      2.項目信息管理工作程序;
      3.項目信息管理實施辦法;
      4.項目信息管理績效評估辦法;
      5.項目管理信息維護辦法等。
      項目信息管理工作,要實行統一領導,分級管理的原則。一般應由項目信息主管負責綜合管理,按不同業務性質,將信息分別歸口到有關職能部門的信息員,對涉及幾個部門的多用途的信息,應指定主要責任部門主管。力求做到精簡,既不重復,也不遺漏。
      項目信息主管應按照信息管理制度定期備份項目信息數據庫,嚴防項目信息的丟失和損壞。對重要信息除保留電子文件外還應保留紙質文檔。
      項目經理部應定期召集項目信息主管、信息員和信息使用人員會議,分析和評估項目信息管理績效,做到及時發現問題,及時制定改進措施。


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